Un montón de íconos de correos electrónicos

Productividad

¿Cómo es que los expertos manejan tantos correos electrónicos?

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No estaríamos en ninguna parte de no ser por el modesto correo electrónico, por lo que cada vez más trabajadores deben adoptar una administración constante de la bandeja de entrada. Matthew Jenkin enumera siete formas de disminuir la sobrecarga de correos electrónicos

 

Cerca de 269 mil millones de correos electrónicos(1) se envían cada día, lo que significa que se envían 3.1 millones por segundo. Dada la predicción de que el tráfico de correo electrónico aumentará un 4 por ciento anualmente(2), no es de extrañar que muchos trabajadores tengan problemas para gestionar su bandeja de entrada y sientan que esto afecta su capacidad de hacer su trabajo. Tener control del flujo excesivo de correos en la bandeja de entrada es incluso más importante para los empresarios ocupados, así que aquí le presentamos siete formas innovadoras en las que los propietarios de las empresas pueden evitar una crisis del correo electrónico en 2019.

1. Etiquete los correos electrónicos en la línea de asunto

Richard Davies, fundador de la empresa de software GPS Goal Trak(3), etiqueta los correos electrónicos de una manera clara, de modo que el lector pueda priorizar mejor los mensajes que necesitan acciones inmediatas. Logra esto al iniciar la línea de asunto con alguna de las siguientes tres palabras: “<Info>” para información, “<Acción>” si el destinatario espera que se lleve a cabo una acción, y “<Comentario>” si desea que se aporten puntos de vista o comentarios.

“Solíamos recibir más de 100 correos electrónicos al día y el problema es que las personas no piensan con cuidado en lo que escriben en su línea de asunto. Esto es especialmente importante para un empresario con un equipo en crecimiento, pues necesitan hacer un buen uso de este recurso”, afirma.

2. Tenga varias cuentas de correo electrónico

La empresaria Lana Elie afirma que tener más de una dirección de correo electrónico garantiza que todos los correos que podrían considerarse como urgentes se encuentren en una bandeja de entrada y hagan que su teléfono o computadora le envíen una alerta inmediatamente. Los demás correos van a una bandeja de entrada a la que le dedica tiempo cada día.

“De verdad es importante programar cierto tiempo cada día para revisar los correos, de otra manera lo seguirá aplazando y de repente no podrá solucionar la situación o se le habrán pasado las fechas límite para responder”, advierte. “Lo primero que hago en las mañanas es revisar cada una de mis bandejas de entrada y etiquetar los correos según su nivel de urgencia; de esa forma tengo una idea aproximada en mi cabeza de las fechas límite en las que es necesario responder cada uno”.

3. Desactive las alertas de su aplicación

“Ningún correo electrónico necesita respuesta en 10 segundos”, insiste Sara Tye, fundadora y directora de gestiones de redheadPR. “Puede esperar, y una alerta en la página de inicio de su teléfono solo lo distraerá. Una vibración será aún peor. Solo abra su correo electrónico después de las juntas, escanéelos, priorícelos y archívelos”.

Los psicólogos concuerdan con esto, ya que recibir actualizaciones constantes es una fuente tóxica de estrés. Un informe(4) realizado por el Future Work Centre con sede en Londres, que lleva a cabo investigaciones psicológicas sobre las experiencias en el lugar de trabajo de las personas, descubrió que revisar y leer los correos electrónicos constantemente como consecuencia de la función de "notificaciones push", que alerta a los usuarios de nuevos mensajes incluso cuando no tienen abierta su aplicación de correos, provoca signos de tensión y preocupación.

Simon Corbett

“Filtrar es la clave”, afirma Simon Corbett, CEO de Jargon PR

 

4. Establezca un toque de queda para recibir correos electrónicos

La tecnología a distancia ha transformado la forma en la que trabajamos a una gran velocidad, tanto que es difícil recordar una era más sencilla, en la que las empresas tenían un horario establecido de disponibilidad y no se esperaba que nos "conectáramos" para trabajar durante horas familiares. Davies, sin embargo, sugiere a los empresarios hacer justo eso. Comenta que la presión sobre usted mismo y su equipo para estar "siempre activos", no solo es estresante, sino que también puede generar otras ineficiencias.

Afirma que cuando envía correos electrónicos fuera de las horas de oficina en “una hora absurda”, en vez de tomarse el tiempo de elaborar sus pensamientos detenidamente y a partir de ellos escribir un correo electrónico único, claro y conciso, termina enviando varios mensajes, a medida que las ideas vienen a su mente.

“Especialmente si delega tareas en su equipo, habrá una alta probabilidad de que ellos [su equipo] se sientan abrumados”, explica. “La calidad y la estructura de la correspondencia es importante. De pronto, lo que pudo haberse dicho en un correo electrónico se dijo en tres”.

5. Filtre sus mensajes

Filtrar es la clave y Gmail es estupendo para esto, afirma el empresario Simon Corbett. El CEO de Jargon PR comenta: "Cree una carpeta llamada ‘por leer’ y agregue cada correo electrónico que no sea importante aquí. Si es urgente e importante, es una prioridad; si no es así, entonces póngalo ahí. Cada viernes, tómese una hora para revisar estos correos. Le sorprenderá saber a cuántos no necesita responder”.

Tye dice que en su empresa limitan la cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada a 50. Se alienta a todos los empleados a archivarlos, guardarlos y borrarlos mientras trabajan. Dice que de esa forma se reduce el estrés y se asegura tener una bandeja de entrada despejada al final del día.

Al mismo tiempo, Rob Ashton, fundador de Emphasis Training y Emphasis 360, escribe(5) que hay muchas aplicaciones que pueden ayudarle a archivar y organizar mejor sus correos electrónicos. Recomienda Sanebox(6), que archiva los correos electrónicos según su historial y comportamiento. WeekWill(7), por otro lado, le escribirá o incluso llamará si tiene un correo de cualquier contacto al que haya marcado como importante. Esto le permite desactivar por completo la aplicación de correo.

6. Domine el arte de enviar correos electrónicos

Davies descubrió que un breve acrónimo (ART) es útil en la gestión de su bandeja de entrada:

Acción: “Si necesita llevar a cabo alguna acción, hágalo de inmediato o programe una cita con usted en el calendario para realizar la acción”.

Responder: “Si el remitente necesita una respuesta, no deje para después el correo electrónico. Tómese unos minutos para redactar su respuesta. Hágalo en ese momento. Ya ha destinado tiempo a leer los correos electrónicos; perderá tiempo si regresa a él más tarde y lo vuelve a leer antes de escribir una respuesta. Una vez que inició, debe terminar.

Tirar a la papelera: "Hágase amigo de la tecla ‘borrar’ y deshágase del caos innecesario".

7. Apéguese al número mágico 15

A veces menos es más. Davies cree que esto es especialmente verdad cuando se trata de los correos electrónicos. Su primera regla general es que si tiene que desplazar su pantalla hacia abajo para leer un correo completo, este ya es demasiado largo y es posible que el lector ni se moleste en llegar al final. Afirma que en muchas ocasiones puede ahorrarse un montón de tiempo y esfuerzo al condensar lo que desea en 15 palabras en la línea de asunto. Por ejemplo, “¡Envíeme un informe antes de las 16:00 de mañana!” Entonces no necesita abrir el correo, leerlo y responder. Es totalmente innecesario, añade.

“Enviar un correo electrónico con todo lo que necesita saber en el título del mismo le ahorra tiempo”, comenta. “Es una buena costumbre ya que lo obliga a ir directo al grano. Se divaga mucho en la mayoría de los correos electrónicos”.

 


Matthew Jenkin es un periodista británico independiente y exeditor de Guardian Careers, el sitio de la comunidad del diario The Guardian para solicitantes de trabajo y para innovadores de profesiones.

Fuentes:

(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(3) https://www.gpsgoaltrak.com/

(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/

(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox

(6) https://www.sanebox.com/

(7) http://www.weekwill.com/