Hay más opciones en el diseño de una oficina que simplemente la colocación de un escritorio y un par de plantas. El periodista Alexander Garret habla con los equipos de Regus responsables de aprovechar los elementos vitales de un espacio de oficina perfecto.
Olvídese de las mesas de ping-pong, las salas de meditación e incluso de cerveza en tarro en la sala común. Los secretos de una oficina realmente grandiosa se centran en su diseño fundamental. Según los informes, una oficina perfectamente diseñada puede aumentar la felicidad de los empleados en un 33 % (1), mientras que más de la mitad de los trabajadores creen que su productividad aumentaría si pudieran tener su entorno de oficina ideal (2).
Las empresas deben prestar atención a estas estadísticas. La investigación de Gensler, una empresa global de arquitectura, muestra que la pérdida de productividad debido a un mal diseño del lugar de trabajo tuvo un costo estimado para las empresas de los EE. UU. de $330 mil millones el año pasado (3).
Regus entiende estos aspectos mejor que la mayoría. Abre millones de metros cuadrados de nuevo espacio de trabajo en todo el mundo cada año, agregando casi diariamente a la red global de la empresa más de 3,100 distritos financieros en 1,000 ciudades en más de 110 países. Cumplir con las necesidades de los 2.5 millones de personas que usan estos espacios de trabajo, no solamente hoy, sino en los próximos años, es un desafío que requiere un enfoque imaginativo en el diseño y el profundo entendimiento de cómo cambia la forma en la que trabajamos.
1. Comprensión del nuevo mundo de trabajo
“Un gran diseño de oficina es un balance entre el arte y la ciencia”, comenta Filippo Sarti, jefe global de servicios de bienes raíces y de apertura de nuevos centros para Regus, establecido en Suiza. “El arte diseña el espacio para que sea atractivo y se obtenga el factor sorpresa para el usuario. La ciencia se encarga de que el espacio funcione para las empresas que rentan el espacio y para los empleados que lo usan.
Señala la exclusiva posición de Regus, una oferta de espacio flexible para una diversa gama de clientes en todo el mundo. “Debemos ser capaces de planificar y posicionar la infraestructura de la oficina que funcione para cualquier cliente potencial", afirma. “¿Qué tamaño de espacio necesitarán? ¿Qué necesidades de energía y datos tendrán? ¿Cuánto tiempo permanecerán? Y qué pasará cuando dejen de usarlo: ¿las necesidades del siguiente usuario se adaptarán en el mismo espacio?
“Las personas tienden a creer que el diseño de una oficina se centra en el sitio en donde posicione los escritorios, pero es mucho más que eso”, comenta Francis Cleary, director de proyecto de apertura de nuevos centros, Asia Pacífico en Regus, establecido en Hong Kong. “Se trata de responder a las preguntas, cuándo, dónde y cómo trabajan las personas. Los trabajadores de todas las generaciones, no solamente los Millenials, están descubriendo los beneficios del coworking y están siendo más móviles. Las oficinas tienen que ser espacios que fomenten la productividad, la creatividad y la colaboración".
En un estudio de Regus del 2017 con 20,000 gerentes senior y propietarios de empresas de todo el mundo, una quinta parte seleccionó distritos financieros como la ubicación más popular para trabajar a distancia. “Las oficinas de hoy están cambiando a un espacio tipo destino”, afirma Cleary. “Es el lugar donde elige trabajar, porque es donde trabaja mejor”.
Filippo Sarti, jefe global de servicios de bienes raíces y aperturas de nuevos centros de Regus
2. Elección de la plantilla de diseño
Dado que el diseño de una oficina ha evolucionado, también lo ha hecho el diseño de Regus. En comparación con 30 años atrás, cuando se fundó la compañía, una nueva oficina de Regus tiene un aspecto distinto actualmente, como un Tesla 2018 comparado con un Honda Accord 1989.
Los nuevos distritos financieros se basan en uno de los distintos diseños. La ubicación, y los futuros clientes potenciales, determinan qué opción debe elegir. “Nuestros clientes abarcan desde Millenials en las nuevas empresas tecnológicas e industrias creativas hasta profesionales en finanzas o servicios”, comenta Cleary. “Queremos ofrecer un espacio que se adapte a los distintos tipos de empresas y a sus necesidades”.
Uno de los diseños más contemporáneos, conocido como Sagano, es un aspecto limpio y moderno donde se destacan líneas lisas y los materiales, como el acero inoxidable y el cristal templado, para crear espacios inspirados por la naturaleza y las cuatro estaciones. “Un ejemplo de este diseño es el Centro Clarahuus de Basel, Suiza” comenta Cleary. “Es más profesional en cuanto a apariencia y sensación, lo que es adecuado para el área y las empresas que lo usan”.
Sagano saca provecho de la tendencia actual de diseño, la biofilia: un deseo humano de estar más cerca de otras formas de vida en la naturaleza. Al infundir una combinación de cosas vívidas, los patrones naturales y los elementos de diseño inspirados por la naturaleza, los trabajadores pueden sentirse relajados, comprometidos y conectados con el mundo que los rodea. “Al usar materiales naturales, incluido el laminado de madera y la iluminación brillante, creamos un espacio relajante y productivo”, comenta Cleary.
Otro diseño de Regus, Bauhaus, tiene una sensación más industrial y es popular con las empresas emergentes y las nuevas empresas. “Para empresas que tienen una tendencia por las actividades artísticas, creativas, Bauhaus es un entorno no tradicional y elegante, con una gran variedad de tipos de espacio en el que puede trabajar", explica Cleary. El centro Brin en Nápoles es un grandioso ejemplo de Bauhaus en la práctica: un espacio con estilo postindustrial con tubería de acero expuesta y escaleras de cristal.
3. Recuerde los principios
La nueva forma de pensar en el bienestar de los empleados también impacta en el diseño de la oficina. Los estudios han mostrado que la exposición a tonos azules y verdes pueden aumentar la productividad, mientras que el rojo mejora el desempeño en tareas que requieren atención a los detalles.
Y los muebles no pueden dejarse al azar. Un entorno con líneas curvadas digamos, mesas circulares en una sala de juntas, o escritorios con esquinas lisas, está vinculado con las emociones positivas, que fomentan la creatividad y la productividad. “Cualquiera que sea la plantilla de diseño usada, consideramos cada detalle,” comenta Sarti.
El Regus Clarahuus Centre de Basel, Suiza, se basa en el diseño Sagano
4. División de espacio
El siguiente paso en el diseño de una oficina es decidir cómo se puede dividir el espacio de la mejor manera, asegurándose de crear la correcta combinación de las áreas de trabajo. Un estudio sobre el lugar de trabajo en el Reino Unido en 2016 de Gensler mostró que el 67 % de la fuerza laboral del Reino Unido terminaba agotada al final de cada día laboral debido a un entorno inmediato y que los trabajadores eran más propensos a innovar si tuvieran acceso a una gama de espacios que brinden soporte a los distintos estilos de trabajo.
Dado que los entornos completamente abiertos no son favorecidos, las oficinas se están rediseñando para acomodar configuraciones de trabajo con mayor variación, conocidas como trabajo basado en la actividad (ABW) y más oportunidades para el movimiento. “Las oficinas del pasado con frecuencia se asemejan a las aulas de clases”, comenta Cleary. “Esa uniformidad ha sido sustituida por una gama diversa de elementos, incluidas las salas de juntas individuales, cabinas de reuniones, mesas comunales, mesas de lectura, grupos de expertos, cabinas telefónicas y salas de juntas.
“La clave es ofrecer cada tipo de espacio que un cliente desearía. Ese mismo cliente puede tener distintas necesidades para los distintos espacios en distintos tiempos. El desafío es estimar de forma correcta la demanda de cada elemento de tal forma que el espacio no sea abarrotado o que no se utilice”.
5. Prioridad a los espacios sociales
Otra consideración importante es el espacio que no es para trabajar. Hay mucha investigación que muestra que las interacciones, incluidas las juntas accidentales, algunas veces denominadas como "soluciones creativas", mejoran la productividad en lugar de agotamiento en el trabajo. Un caso de estudio de la Harvard Business Review describió la forma en la que los empleados recibieron credenciales sociométricas para el seguimiento de sus movimientos e interacciones. Los datos recopilados por semanas mostraron que cuando un agente de ventas aumentaba las interacciones con los colegas de otros equipos en un 10 %, sus ventas también crecían un 10 %.
Una simple decisión sobre dónde colocar la cafetera puede ser tan crítica como en la ingeniería las colisiones. Por esta razón un área para café y espacio social se encuentran en el centro de cada nuevo centro de negocios, desde China hasta Colombia. “Queremos motivar las interacciones”, comenta Cleary. “El café se encuentra justo en la entrada cuando llegas y se conecta a todas las otras áreas, de tal manera que como persona también se siente más conectado”.
Francis Cleary, director de proyecto de apertura de nuevos centros de Regus, Asia Pacífico
6. Proporcionar una sensación de identidad
La etapa final involucra la personalización del espacio: con materiales, muebles, mobiliario suave y arte. Aquí es donde se puede proporcionar a cada centro de negocios una identidad única que haga eco con su región. En el centro de negocios Menara Bousted, que abrió en 2017 en Penang, Malasia, los mapas antiguos de las líneas de muros de Penang, mientras que los mosaicos decorativos del piso provienen de las tradicionales Shophouses de Malasia. “Se trata de elegir parte de la arquitectura local para proporcionar una sensación de identidad” comenta Cleary.
“Ignorar la cultura local en el diseño sería un error”, nos dice Sarti. “Los centros Regus en todo el mundo podrían inspirarse en los mismos lineamientos de diseño y centrarse en una calidad consistente y estándar”, pero usan productos fabricados localmente y están lejos de la uniformidad”.
7. Comprobar la funcionalidad
Desde sensores debajo de los escritorios hasta dispositivos ponibles para el empleado, la oficina cada vez está más conectada y es influenciada por la forma en la que se diseñan los lugares de trabajo. “Tenemos una gran cantidad de inteligencia sobre la forma en la que se usan nuestros centros”, afirma Andre Sharpe, jefe de información de Regus. “Somos como un laboratorio, capaces de supervisar la forma en la que los clientes usan nuestros productos y servicios para después adaptar y mejorar su experiencia en función de los resultados”.
Un ejemplo similar es usar datos de reserva para cada componente de la oficina, extraídos de otros sitios del mundo, para después observar la forma en la que los clientes usan los centros de negocios. “Podemos ver qué espacios experimentan mayor tráfico y a qué hora del día. Esto nos ayuda a comprender si las áreas funcionan bien al igual que lo harían con nuestros clientes”.
“En el futuro, las empresas serán capaces de comparar información sobre los movimientos de un empleado con los datos de referencia”, comenta Sharpe. “Los resultados posteriormente se pueden analizar para averiguar cómo funciona el espacio para los usuarios y cómo impacta en la empresa”.
Sharpe destaca que la privacidad de los datos será una consideración crucial, “cuando se usan correctamente, estos servicios ayudan a las empresas a crear oficinas personalizadas que motivan el desempeño y la colaboración”.
Cleary y Sarti también reconocen la importancia de usar datos para documentar el diseño en el futuro y el excitante prospecto de esto. Cleary comenta: “Estamos rediseñando para las empresas, pero también diseñamos para las personas. Si podemos darles a las personas lo que desean en un espacio de trabajo antes de que se conozcan, eso es bueno para todos”.
Alexander Garrett es un periodista independiente británico que escribe sobre una amplia gama de aspectos de negocios para la prensa del Reino Unido
Reportaje adicional de Hannah Hudson
Fuentes:
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
